Le contexte
Pierre Cochet a fondé EFSafety, une entreprise de sécurité incendie en Belgique. Le bouche-à-oreille marchait bien, les projets s'enchaînaient. Sauf qu'à 15 chantiers en parallèle, c'est plus le terrain qui pose problème. C'est tout le reste.
Les techniciens notaient leurs heures sur Excel, chacun dans son coin. Les emails arrivaient en vrac. Et Pierre passait ses dimanches à recoller les morceaux dans des tableaux croisés. L'entreprise grandissait, mais l'admin grandissait plus vite.
Le problème
Trois points qui revenaient chaque semaine :
- 1Les heures sur Excel. Chacun son fichier. Pierre consolidait tout à la main. Un copier-coller raté et c'est la facturation qui déraille.
- 2Les emails en vrac. Devis, relances, factures, demandes clients : même boîte. Un email urgent passe à la trappe, un client attend trois jours.
- 3Aucune vue d'ensemble. Impossible de savoir combien d'heures étaient prestées sur tel chantier, quel client traînait à payer, qui dans l'équipe était surchargé.
Le point de bascule est là : diriger une entreprise de sécurité incendie tout en absorbant une charge administrative qui grignote une bonne partie de la semaine.
Ce qu'on a mis en place
Tri automatique des emails
Les emails entrants sont classés par type : demande client, devis, facture, relance. Les urgences remontent avec une notification. Pierre ne fouille plus, il lit ce qui compte.
Onboarding client automatisé
Nouveau client = email de bienvenue automatique avec les étapes, les contacts, les docs. Avant, Pierre faisait ça à la main entre deux chantiers.
L'app interne EFSafety
La pièce centrale. Une app complète sur PowerApps + Power Automate, sur téléphone et desktop :
- •Time tracking, Chaque technicien encode ses heures sur chantier, depuis son téléphone
- •Gestion clients, Fiche centralisée avec historique, contacts, documents et notes
- •Gestion projets, Vue d'ensemble : statut, heures prestées, budget restant, échéances
- •Gestion équipe, Planning, disponibilité, charge de travail par technicien
- •Exports multiples, Par projet, par heures, par client, par membre d'équipe, bilan mensuel complet
Tout est relié. Un technicien encode ses heures sur chantier, le projet se met à jour, le bilan mensuel se recalcule. Pierre ne touche à rien.
Les résultats
Concrètement, qu'est-ce qui a changé ?
Du temps admin récupéré chaque semaine
Autant de disponibilité replacée sur le commercial et le suivi terrain.
Un tableau de bord qui dit la vérité
Quel chantier est rentable, lequel dérape. Fini les dimanches à consolider des fichiers.
Plus de copier-coller entre fichiers
Les emails se classent tout seuls, les exports sortent en un clic, les clients reçoivent leur bienvenue sans intervention.
Le passage des fichiers Excel à un tableau de bord unique a changé le quotidien : les chiffres se consolident en continu, sans reprise manuelle le week-end.