Le contexte
Pierre Cochet dirige EFSafety, une entreprise de sécurité basée en Belgique. Le genre de boîte qui grandit vite parce que le boulot est bien fait et que le bouche-à-oreille tourne. Sauf que quand on passe de 5 à 15 projets en parallèle, l'admin ne suit plus.
Les heures des techniciens étaient notées sur Excel. Les emails clients arrivaient en vrac, sans tri, sans priorité. Et Pierre passait ses dimanches à consolider des tableaux pour savoir où en étaient ses projets. Bref, la croissance créait plus de bordel que de bénéfice.
Le problème
Concrètement, trois problèmes revenaient chaque semaine :
- Suivi des heures sur Excel— Chaque membre de l'équipe remplissait son propre fichier. Pierre devait tout centraliser à la main. Une erreur de copier-coller et c'est la facturation qui part en vrille.
- Emails non triés — Demandes clients, devis, relances, factures : tout atterrissait dans la même boîte. Résultat : des emails urgents qui passent à la trappe et des clients qui attendent trois jours pour une réponse.
- Pas de vision consolidée— Impossible de savoir en un coup d'oeil combien d'heures ont été prestées sur un projet, quel client est en retard de paiement, ou quel technicien est surchargé.
Pierre le résumait bien : « Je gère une boîte de sécurité, pas une boîte d'admin. Mais l'admin me bouffe 15 heures par semaine. »
Ce qu'on a mis en place
1. Tri et automatisation des emails
On a mis en place un système de triage automatique des emails entrants. Chaque message est analysé et classé par catégorie : demande client, devis, facture, relance. Les emails urgents remontent en priorité avec une notification. Pierre ne fouille plus dans sa boîte mail, il voit directement ce qui compte.
2. Email de bienvenue automatique
Quand un nouveau client remplit le questionnaire d'onboarding, il reçoit automatiquement un email de bienvenue personnalisé avec les prochaines étapes, les contacts de l'équipe et les documents utiles. Avant, Pierre faisait ça à la main. Maintenant, c'est instantané et professionnel.
3. Application interne « EFSafety App »
C'est le gros morceau. On a développé une application complète sur PowerApps + Power Automate, accessible sur mobile et desktop. Voici ce qu'elle fait :
- Entrée des heures (time tracking)— Chaque technicien encode ses heures directement dans l'app, sur chantier, depuis son téléphone. Fini les fichiers Excel qui traînent.
- Gestion des clients — Fiche client centralisée avec historique des projets, contacts, documents et notes.
- Gestion des projets— Vue d'ensemble de chaque projet : statut, heures prestées, budget restant, échéances.
- Gestion des membres d'équipe — Planning, disponibilité, charge de travail par technicien.
- Exports multiples— C'est là que ça change la vie. Pierre peut sortir en un clic :
- Un export par projet (heures, coûts, marge)
- Un export par heures (qui a travaillé quand, sur quoi)
- Une vue client (tout ce qui concerne un client spécifique)
- Une vue par membre d'équipe (charge, productivité)
- Un bilan mensuel complet (le dimanche de Pierre est libéré)
L'ensemble est connecté : quand un technicien encode ses heures, le projet se met à jour, le bilan mensuel se recalcule, et Pierre voit tout en temps réel sans toucher à rien.
Les résultats
On ne va pas inventer des chiffres magiques. Voici ce qui a changé concrètement :
- Gain de temps sur l'admin — Pierre estime économiser entre 10 et 15 heures par semaine sur la gestion administrative. Ce temps, il le réinvestit dans le commercial et le suivi terrain.
- Vision claire sur les projets— En un coup d'oeil, Pierre sait quel projet est rentable, lequel dérape, et où il doit intervenir. Plus besoin de consolider des fichiers le dimanche soir.
- Processus automatisés— Les emails se trient tout seuls, les clients reçoivent leur bienvenue automatiquement, les exports se génèrent en un clic. Moins d'étapes manuelles, moins d'oublis.
- Moins d'erreurs manuelles— Le copier-coller entre fichiers Excel, c'est terminé. Les données sont saisies une seule fois et propagées partout.
Le mot de Pierre : « Avant, je gérais ma boîte avec du scotch et des bouts de ficelle. Maintenant j'ai un vrai tableau de bord. Et je dors mieux le dimanche soir. »
Les services utilisés
Ce projet a combiné deux de nos expertises principales :
- Automatisation des processus — Tri des emails, workflows automatiques, notifications intelligentes.
- Développement d'applications internes — App sur-mesure PowerApps + Power Automate, pensée pour le terrain.
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